Definisi Pengorganisasian dan Struktur Organisasi, Pengorganisasian sebagai fungsi manajemen.

MATA KULIAH : PSIKOLOGI MANAJEMEN

KODE MATAKULIAH / SKS = IT - 051235 / 2 SKS

Minggu Keempat, Sub Pokok Bahasan : Definisi Pengorganisasian dan Struktur Organisasi, Pengorganisasian sebagai fungsi manajemen.

 Definisi Pengorganisasian

            Pengorganisasian adalah suatu proses pembentukan kegunaan yang teratur untuk semua sumber daya dalam sistem manageman. Penggunaan yang teratur  tersebut menekankan pada penekanan pencapaian tujuan sistem manageman dan membantu wirausahawan tidak hanya dalam membantu tujuan yag nampak tetapi juga didalam menegaskan sumber daya yang akan digunakan untuk mencapai tujuan tersebut.

Pada hakikatnya, tiap sumber daya organisasional mewakili suatu investasi dari mana sistem manajemen harus mendapat pengembaliannya (return). Pengorganisasian yang sesuai dengan sumber daya tersebut akan meningkatkan efektivitas dan efisiensi dari penggunaan nya. Henry fayol telah mengembangkan enam belas garis pedoman umum yang bisa digunakan ketika mengorganisasi sumber daya . walaupun garis pedoman itu dipublikasikan di Inggris pada tahun 1946, garis pedoman tersebut masih merupakan saran yang bernilai bagi wirausahawan dewasa ini.

1.      Menyiapkan dan melaksanakan rencana operasional secara bijaksana.

2.      Mengorganisasi faset kemanusiaan dan bahan sehingga konsisten dengan tujuan sumber daya dan kebutuhan dari persoalan tersebut.

3.      Menetapkan wewenang tunggal, kompeten, energik, dan menuntun (struktur organisasi formal).

4.      Mengkordinasi semua aktivitas dan usaha.

5.      Merumuskan keputusan yang jelas , berbeda dan tepat.

6.      Menyusun seleksi yang efisisen sehingga tiap-tiap departemen dipimpin oleh seorang manajer yang kompeten, enerjik dan tiap karyawan ditempatkan dimana dia bisa menyumbangkan tenaganya secara maksimal.

7.      Mendefinisakan tugas- tugas.

8.      Mendorong inisatif dan tanggung jawab.

9.      Memberikan balas jasa yang adil dan sesuai jasa yang diberikan.

10.  Memfungsikan sanksi terhadap kesalahan dan kekeliruan.

11.  Mempertahankan disiplin.

12.  Menjamin bahwa kepentigan individu konsisten dengan kepentingan umum dari organisasi.

13.  Mengakui adanya satu komando.

14.  Mempromosikan kordinasi bahan dan kemanusiaan.

15.  Melembagakan dan memberlakukan pengawasan.

16.  Menghindari adanya mengaturan, birokrasii (red tape) dan kertas kerja.

Arti penting Pengorganisasian

                        Fungsi pengorganisasian sangat penting dalam managemen karena ia adalah mekanisme utama dengan nama wirausahawan yang mengaktifkan rencana-rencananya. Pengorganisasian menciptakan dan mempertahankan hubungan antara semua sumber daya organisasional dnegan menunjukan sumber daya yang mana yang akan digunakan untuk aktivitas tertentu.

 Struktur Organisasian

            Struktur organisasi adalah pola tentang hubungan antara berbagai komponen dan bagian organisasi. Pada organisasi formal struktur direncanakan dan merupakan usaha sengaja untuk menetapkan pola hubungan antara berbagai komponen, sehingga dapat mencapai sasaran secara efektif. Sedangkan pada organisasi informal, struktur organisasi adalah aspek sistem yang tidak direncanakan dan timbul secara spontan akibat interaksi peserta.

            Struktur organisasi-organisasi memberikan kerangka yang menghubungkan wewenang karena struktur merupakan penetapan dan penghubung antar posisi para anggota organisasi. Jika seseorang memiliki suatu wewenang, maka dia harus dapat mempertanggungjawabkan wewenangnya tersebut.

            Pada umumnya orang akan menganggap struktur sama dengan desain organisasi. Sesungguhnya desain organisasi merupakan proses perkembangan hubungan dan penciptaan struktur untuk mencapai tujuan organisasi. Jadi struktur merupakan hasil dari proses desain. Proses desain merupakan suatu kegiatan yang bersifat kontinu dan dirancang oleh manajer. Apapun bentuk atau hasil dari proses desain tersebut, para perancang desain organisasi harus merancang sebuah organisasi yang dapat membuat organisasi tersebut tetap bertahan hidup. Selain itu pemilihan desain organisasi tersebut akan menentukan besar kecilnya organisasi. Setiap ukuran organisasi akan memberikan keuntungan masing-masing, namun diharapkan tercapainya tujuan organisasi dan juga eksistensi dari organisasi.

Bagian dasar Organisasi

Henry Mintzberg mengatakan bahwa ada 5 bagian dasar organisasi yaitu :

a.       The Operating Core. Yang termasuk disini adalah para pegawai yang melaksanakan pekerjaan dasar yang berhubungan dengan produksi barang dan jasa.

b.      The Strategic Apex. Yang termasuk di dalam bagian ini adalah manajer tingkat puncak (top management).

c.       The Middle Line. Yang termasuk di dalam bagian ini adalah para manajer yang menjembatani manajer tingkat atas dengan bagian operasional.

d.      The Technostructure. Yang termasuk dalam bagian ini adalah mereka yang diserahi tugas untuk menganalisa dan bertanggung jawab terhadap bentuk standarisasi dalam organisasi.

e.       The Support Staff. Yang termasuk disini adalah orang-orang yang memberi jasa pendukung tidak langsung terhadap organisasi ( orang-orang yang mengisi unit staff)


SUMBER-SUMBER PENULISAN :

Sumber Tulisan :

1.      Copyright dhanie victorramadhani@webmail.umm.ac.id http://dhanie.student.umm.ac.id/2010/07/28/pengertian-manajemen-dan-fungsi-fungsinya/

2.      Ebook : dasar-dasar Pengorganisasian. http://elearning.gunadarma.ac.id/docmodul/kewirausahaan/bab11-dasar_dasar_pengorganisasian.pdf

3.      Makalah : Konsep dasar Organisasi Oleh Nur Rafida : http://rinikurniasih11.files.wordpress.com/2012/05/makalah-profdik.pdf

4.      Makalah Teori Kepemimpinan Oleh : Udik budi wibowo (http://staff.uny.ac.id/sites/default/files/tmp/C%202011-13%20Teori%20Kepemimpinan.pdf)

5.      http://ipdcpoa.files.wordpress.com/2011/02/pengertian-manajemen.pdf

6.      http://anahuraki.lecture.ub.ac.id/files/2012/05/bab-14.-struktur-dan-desain.pdF

7.     http://staff.uny.ac.id/sites/default/files/pendidikan/Mimin%20Nur%20Aisyah,%20M.Sc.,%20Ak./Bab%205%20Proses%20Perencanaan.pdf

8.     http://jnursyamsi.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/15585/M4_PROSES+PERENCANAAN.pdf

9.     http://staff.uny.ac.id/sites/default/files/pendidikan/Mimin%20Nur%20Aisyah,%20M.Sc.,%20Ak./Bab%205%20Proses%20Perencanaan.pdf 

10.  https://www.google.co.id/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=1&cad=rja&ved=0CCgQFjAA&url=http%3A%2F%2Fherry.staff.gunadarma.ac.id%2FDownloads%2Ffiles%2F966%2FPERENCANAAN.pdf&ei=_0NXUtKmFcjorAeekoHYAw&usg=AFQjCNGnz8PaazHKDijkMpny91SQyIIkSw&sig2=vejovFyqbI9vyGDXbkORRA&bvm=bv.53899372,d.dGI

Manfaat Perencanaan dan Jenis-Jenis Perencanaan dalam Organisasi

MATA KULIAH : PSIKOLOGI MANAJEMEN

KODE MATAKULIAH / SKS = IT - 051235 / 2 SKS

Minggu Ketiga, Sub Pokok Bahasan : Manfaat Perencanaan dan Jenis-Jenis Perencanaan dalam Organisasi

Manfaat Perencanaan dan Jenis-Jenis Perencanaan dalam Organisasi

            Perencanaan adalah Pemilihan sekumpulan kegiatan dan pemutusan selanjutnya apa yang harus dilakukan, kapan, bagaimana dan oleh siapa

1.      Manfaat Perencanaan

Perencanaan memberikan berbagai manfaat bagi manajer, antara lain:

a.       Meningkatkan fokus dan fleksibilitas

b.      Planning is result oriented, priority oriented, advantage oriented, and change oriented.

c.       Meningkatkan koordinasi.

d.      Meningkatkan pengendalian.

e.       Meningkatkan kualitas manajemen waktu.

f.       Perencanaan Membantu manajemen menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan

g.      Membantu kristalisasi persesuaian dlm masalah-masalah utama

h.      Memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas

i.        Membantu penempatan tanggung jawab lebih tepat

j.        Memberikan cara pemberian perintah untuk beroperasi

k.      Memudahkan koordinasi antar berbagai bagian organisasi

l.        Membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan mudah dipahami

m.    Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti

n.      Menghemat waktu, usaha dan dana.

Kelemahan Perencanaan

a.     Pekerjaan yang tercakup dalam perencanaan mungkin berlebihan dalam      praktik riilnya.

b.    Perencanaan cenderung menunda kegiatan.

c.     Perencanaan mungkin terlalu membatasi manajemen untuk berinisiatif dan berinovasi.

d.    Terkadang hasil terbaik justru diperoleh dari penyelesaian individual dan    penanganan masalah pada saat masalah tsb terjadi.

e.     Ada rencana-rencana yang diikuti cara-cara yang tidak konsisten.

f.     Perencanaan jangan hanya disusun saja, namun yang lebih penting adalah   harus diimplementasikan.

2.      Jenis-Jenis Perencanaan dalam Organisasi

Pengklasifikasian rencana didasarkan pada:

a.       Bidang fungsional,  Misal: rencana produksi, pemasaran, keuangan dan personalia.

b.      Tingkatan organisasi,  Misal: rencana tk. perusahaan, tk. unit bisnis, dan tk. fungsional.

c.       Karakteristik (sifat), Misal: rencana kuantitatif vs kualitatif, terbuka vs rahasia, kompleks vs sederhana, dll.

d.      Jangka waktu,  Misal: rencana jk,pendek, jk.menengah, jk.panjang.

Dua rencana Utama dalam Organisasi

a.       Rencana Strategik (strategic plan)

            Bagian dari rencana global yang lebih terperinci dimana dalam menyusun kerangka kerja yang akan dilakukan untuk mencapai rencana global dimensi waktu nya adalah jangka panjang, dalam pencapainya dilakukan dengan sistem prioritas mana yang akan dicapai terlebih dahulu.

            Rencana strategik adalah rencana komprehensif yang  dirancang untuk mencapai tujuan-tujuan perusahaan  dalam jangka panjang.  Perencanaan strategik yang dilakukan oleh top  manajemen bertujuan mengimplementasikan misi  organisasi dan menentukan tujuan yang harus dicapai  oleh keseluruhan organisasi maupun oleh unit-unit bisnis  yang ada di dalamnya

b.      Rencana operasional (operational plan)

            Rencana ini meliputi perencanaan terhadap kegiatan-kegiatan operasional dan bersifat jangka pendek.

            Rencana operasional adalah rencana yang merupakan  penguraian lebih terinci mengenai bagaimana rencana  strategik akan diimplementasikan. Rencana operasional antara lain meliputi:

·         Rencana produksi: metode dan teknologi yang  digunakan dalam proses produksi.

·         Rencana keuangan: dana yang diperlukan untuk  membiayai operasional perusahaan.

·         Rencana fasilitas: fasilitas dan tata letak yang  diperlukan untuk mendukung aktivitas perusahaan.

·         Rencana personalia: proses rekruitmen, seleksi dan  penempatan personil dalam perusahaan

Pengertian Manajemen dan Kepemimpinan

MATA KULIAH : PSIKOLOGI MANAJEMEN

KODE MATAKULIAH / SKS = IT - 051235 / 2 SKS

Minggu Pertama, Sub Pokok Bahasan : Managemen dan Kepemimpinan

Pengertian Manajemen dan Kepemimpinan

Pengertian Manajemen (Definition of Management)

            Istilah manajemen, terjemahannya dalam bahasa Indonesia hingga saat ini belum ada keseragaman. Selanjutnya, bila kita mempelajari literatur manajemen, maka akan ditemukan bahwa istilah manajemen mengandung tiga pengertian yaitu :

 - Manajemen sebagai suatu proses,
-  Manajemen sebagai kolektivitas orang-orang yang melakukan aktivitas manajemen,
-  Manajemen sebagai suatu seni (Art) dan sebagai suatu ilmu pengetahuan (Science)

Menurut pengertian yang pertama, yakni manajemen sebagai suatu proses, berbeda-beda definisi yang diberikan oleh para ahli. Untuk memperlihatkan tata warna definisi manajemen menurut pengertian yang pertama itu, dikemukakan tiga buah definisi.

            Dalam Encylopedia of the Social Sience dikatakan bahwa manajemen adalah suatu proses dengan mana pelaksanaan suatu tujuan tertentu diselenggarakan dan diawasi. Selanjutnya, Hilman mengatakan bahwa manajemen adalah fungsi untuk mencapai sesuatu melalui kegiatan orang lain dan mengawasi usaha-usaha individu untuk mencapai tujuan yang sama.

            Menurut pengertian yang kedua, manajemen adalah kolektivitas orang-orang yang melakukan aktivitas manajemen. Jadi dengan kata lain, segenap orang-orang yang melakukan aktivitas manajemen dalam suatu badan tertentu disebut manajemen.

            Menurut pengertian yang ketiga, manajemen adalah seni (Art) atau suatu ilmu pnegetahuan. Mengenai inipun sesungguhnya belum ada keseragaman pendapat, segolongan mengatakan bahwa manajemen adalah seni dan segolongan yang lain mengatakan bahwa manajemen adalah ilmu. Sesungguhnya kedua pendapat itu sama mengandung kebenarannya.   Menurut G.R. Terry manajemen adalah suatu proses atau kerangka kerja, yang melibatkan bimbingan atau pengarahan suatu kelompok orang-orang kearah tujuan-tujuan organisasional atau maksud-maksud yang nyata. Manajemen juga adalah suatu ilmu pengetahuan maupun seni.

            Seni adalah suatu pengetahuan bagaimana mencapai hasil yang diinginkan atau dalm kata lain seni adalah kecakapan yang diperoleh dari pengalaman, pengamatan dan pelajaran serta kemampuan untuk menggunakan pengetahuan manajemen. Menurut Mary Parker Follet manajemen adalah suatu seni untuk melaksanakan suatu pekerjaan melalui orang lain. Definisi dari mary ini mengandung perhatian pada kenyataan bahwa para manajer mencapai suatu tujuan organisasi dengan cara mengatur orang-orang lain untuk melaksanakan apa saja yang pelu dalam pekerjaan itu, bukan dengan cara melaksanakan pekerjaan itu oleh dirinya sendiri. Itulah manajemen, tetapi menurut Stoner bukan hanya itu saja. Masih banyak lagi sehingga tak ada satu definisi saja yang dapat diterima secara universal.

            Menurut James A.F.Stoner, manajemen adalah suatu proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian upaya anggota organisasi dan menggunakan semua sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dari gambar di atas menunjukkan bahwa manajemen adalah Suatu keadaan terdiri dari proses yang ditunjukkan oleh garis (line) mengarah kepada proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian, yang mana keempat proses tersebut saling mempunyai fungsi masing-masing untuk mencapai suatu tujuan organisasi.

Fungsi Managemen :

            Pada umumnya ada empat (4) fungsi manajemen yang banyak dikenal masyarakat yaitu fungsi perencanaan (planning), fungsi pengorganisasian (organizing), fungsi pengarahan (directing) dan fungsi pengendalian (controlling).

a.       Fungsi Perencanaan :

Fungsi perencanaan adalah suatu kegiatan membuat tujuan perusahaan dan diikuti dengan membuat berbagai rencana untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan tersebut.

b.      Fungsi Pengorganisasian

Fungsi perngorganisasian adalah suatu kegiatan pengaturan pada sumber daya manusia dan sumberdaya fisik lain yang dimiliki perusahaan untuk menjalankan rencana yang telah ditetapkan serta menggapai tujuan

c.       Fungsi Pengarahan

Fungsi pengarahan adalah suatu fungsi kepemimpinan manajer untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja secara maksimal serta menciptakan lingkungan kerja yang sehat, dinamis, dan lain sebagainya.

d.      Fungsi Pengendalian

Fungsi pengendalian adalah suatu aktivitas menilai kinerja berdasarkan standar yang telah dibuat untuk kemudian dibuat perubahan atau perbaikan jika diperlukan.

 Kepemimpinan

            Konsep kepemimpinan merupakan komponen fundamental di  dalam menganalisis proses dan dinamika di dalam organisasi. Untuk itu  banyak kajian dan diskusi yang membahas definisi kepemimpinan yang  justru membingungkan. Menurut Katz dan Kahn (dalam Watkin, 1992)  berbagai definisi kepemimpinan pada dasarnya dapat diklasifikasikan  menjadi tiga kelompok besar yakni “sebagai atribut atau kelengkapan dari  suatu kedudukan, sebagai karakteristik seseorang, dan sebagai kategori  perilaku”.

            Pengertian kepemimpinan sebagai atribut atau kelengkapan suatu  kedudukan, diantaranya dikemukakan oleh Janda (dalam Yukl, 1989)  sebagai berikut.  

            “Leadership is a particular type of power relationship characterized by a  group member’s perception that another group member has the right to  prescribe behavior patterns for the former regarding his activity as a group  member”. (Kepemimpinan adalah jenis khusus hubungan kekuasaan  yang ditentukan oleh anggapan para anggota kelompok bahwa seorang  dari anggota kelompok itu memiliki kekuasaan untuk menentukan pola  perilaku terkait dengan aktivitasnya sebagai anggota kelompok, pen.).

            Selanjutnya contoh pengertian kepemimpinan sebagai karakteristik  seseorang, terutama dikaitkan dengan sebutan pemimpin, seperti  dikemukakan oleh Gibson, Ivancevich, dan Donnelly (2000) bahwa  “Leaders are agents of change, persons whose act affect other people more than  other people’s acts affect them”, atau pemimpin merupakan agen perubahan,  orang yang bertindak mempengaruhi orang lain lebih dari orang lain  mempengaruhi dirinya.  Adapun contoh pengertian kepemimpinan sebagai perilaku  dikemukakan oleh Sweeney dan McFarlin (2002) yakni: “Leadership involves  a set of interpersonal influence processes. The processes are aimed at motivating  sub-ordinates, creating a vision for the future, and developing strategies for  achieving goals”, yang dapat diartikan bahwa kepemimpinan melibatkan seperangkat proses pengaruh antar orang. Proses tersebut bertujuan  memotivasi bawahan, menciptakan visi masa depan, dan mengembangkan  strategi untuk mencapai tujuan.  

           

  Sehubungan dengan ketiga kategori pengertian di atas, Watkins  (1992) mengemukakan bahwa “kepemimpinan berkaitan dengan anggota  yang memiliki kekhasan dari suatu kelompok yang dapat dibedakan  secara positif dari anggota lainnya baik dalam perilaku, karakteristik  pribadi, pemikiran, atau struktur kelompok”. Pengertian ini tampak  berusaha memadukan ketiga kategori pemikiran secara komprehensif  karena dalam definisi kepemimpinan tersebut tercakup karakteristik  pribadi, perilaku, dan kedudukan seseorang dalam suatu kelompok.  

            Berdasarkan pengertian tersebut maka teori kepemimpinan pada dasarnya  merupakan kajian tentang individu yang memiliki karakteristik fisik,  mental, dan kedudukan yang dipandang lebih daripada individu lain  dalam suatu kelompok sehingga individu yang bersangkutan dapat  mempengaruhi individu lain dalam kelompok tersebut untuk bertindak ke  arah pencapaian suatu tujuan.

Definisi Perencanaan (Planning) dan Langkah-Langkah Dalam Menyusun Perencanaan

MATA KULIAH : PSIKOLOGI MANAJEMEN

KODE MATAKULIAH / SKS = IT - 051235 / 2 SKS

Minggu Kedua, Sub Pokok Bahasan : Definisi Perencanaan (Planning) dan Langkah-Langkah Dalam Menyusun Perencanaan

 Definisi Perencanaan (Planning) dan Langkah-Langkah Dalam Menyusun Perencanaan Perencanaan (Planning)

Hakekat Perencanaan

            Perencanaan merupakan penentuan tujuan utama organisasi berserta cara-cara untuk mencapai tujuan tersebut. Rencana kerja merupakan penetapan tujuan yang akan dicapai dan pemilihan usaha-usaha yang dapat dilaksanakan untuk mencapai tujuan tersebut. Perencanaan perlu karena :

a.       manusia dapat mengubah masa depan menurut kehendaknya.

b.      Manusia tidak boleh menyerah pada keadaan dan masa depan yang tidak menentu, tetapi menciptakan masa depan.

c.       Masa depan adalah akibat dari keadaan masa lampau, keadaan sekarang, dan disertai usaha untuk mengarahkannya.

                        Landasan dasar setiap perencanaan adalah kemampuan manusia untuk secara sadar memilih alternatif masa depan yang dikehendakinya dan kemudian mengarahkan daya upayanya untuk mewujudkan masa depan yang dipilih tersebut.

                        Perencanaan merupakan langkah utama yang penting dalam keseluruhan proses manajemen agar factor produksi yang terbatas dapat diarahkan secara maksimal untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

                        Perencanaan merupakan spesifikasi dari tujuan perusahaan yang ingin dicapai serta cara-cara yang akan ditempuh untuk mencapai tujuan tersebut, hal ini berarti mengandung arti :

a.       penentuan tujuan

b.      pemilihan dan penentuan cara yang akan ditempuh

c.       usaha untuk mencapai tujuan tersebut.

Kegunaan perencanaan / rencana kerja :

a.       Dapat membedakan arah bagi setiap kegiatan dengan jelas.

b.      Dapat mengetahui apakah tujuan tersebut telah dicapai.

c.       Dapat memudahkan mengindentifikasikan hambatan.

d.      Dapat menghindarkan pertumbuhan dan perkembangan yang tak terkendali.

Langkah-langkah dalam perencanaan

a.       menentukan tujuan yang akan dicapai ; syarat tujuan : jelas, dapat dicapai, dan tidak terlalu ringan.

b.      Menentukan kedudukan perusahaan dalam kaitannya dengan tujuan yang akan dicapai (tujuan antara atau sub tujuan).

c.       Menentukan factor-faktor yang mendukung dan yang menghambat tercapainya tujuan tersebut.

d.      Merumuskan kegiatan yang harus dilaksanakan.

Proses Perencanaan

a.       Proses perencanaan adalah suatu proses tentang bagaimana suatu kegiatan direncanakan.

b.      Tiga macam pendekatan dalam proses perencanaan :

·         Pendekatan perkembangan yang menguntungkan .

·         Pendekatan SWOT (Strength, Weaknesses, Opportunity , Treath).

·         Pendekatan portfolio dan kesenjangan perencanaan.