Mengendalikan dalam Fungsi management

MATA KULIAH : PSIKOLOGI MANAJEMEN

KODE MATAKULIAH / SKS = IT - 051235 / 2 SKS

MINGGU KE -Delapan :  Mengendalikan dalam Fungsi management

Controlling (Pengawasan)

Pengertian Controlling

Controlling atau pengawasan adalah penemuan dan penerapan  cara dan alat utk menjamin bahwa rencana telah dilaksanakan  sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.

Tahap-tahap Pengawasan

Tahap-tahap pengawasan terdiri atas:

(1) penentuan standar;

(2) penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan;

(3) pengukuran pelaksanaan kegiatan;

(4) pembanding pelaksanaan dengan standar dan analisa

penyimpangan; dan

(5) pengambilan tindakan koreksi bila diperlukan. 

Tipe-tipe Pengawasan

(1) Feedforward Control dirancang untuk mengantisipasi masalah-masalah dan penyimpangan dari standar tujuan dan memungkinkan koreksi sebelum suatu kegiatan tertentu diselesaikan.

(2) Concurrent Control merupakan proses dalam aspek tertentu dari suatu prosedur harus disetujui dulu sebelum suatu kegiatan dilanjutkan atau untuk menjamin ketepatan pelaksanaan suatu kegiatan.

(3) Feedback Control mengukur hasil-hasil dari suatu kegiatan yang telah dilaksanakan.

sumber site : http://eprints.uny.ac.id/9870/2/BAB%202%20-%2006209241002.pdf

ACTUATING DALAM MANAGEMENT

MATA KULIAH : PSIKOLOGI MANAJEMEN

KODE MATAKULIAH / SKS = IT - 051235 / 2 SKS

MINGGU KE ENAM-TUJUH : ACTUATING DALAM MANAGEMENT

Pengertian Actuating (Penggerakan)

Fungsi-fungsi manajemen menurut George R. Terry (Disingkat POAC) dalam Mulyono (2008:23), yaitu “planning (perencanaan), organizing (pengorganisasian), actuating (penggerakan),controlling (pengendalian)”. Dalam hal ini, George R. Terry (1986) mengemukakan bahwa,

“Actuating merupakan usaha menggerakkan anggota-anggota kelompok sedemikian rupa hingga mereka berkeinginan dan berusaha untuk mencapai sasaran perusahaan dan sasaran anggota-anggota perusahaan tersebut oleh karena para anggota itu juga ingin mencapai sasaran-sasaran tersebut.”

Jadi actuating adalah usaha menggerakkan seluruh orang yang terkait, untuk secara bersama-sama melaksanakan program kegiatan sesuai dengan bidang masing-masing dengan cara yang terbaik dan benar.

Actuating merupakan fungsi yang paling fundamental dalam manajemen, karena merupakan pengupayaan berbagai jenis tindakan itu sendiri, agar semua anggota kelompok mulai dari tingkat teratas sampai terbawah, berusaha mencapai sasaran organisasi sesuai rencana yang telah ditetapkan semula, dengan cara terbaik dan benar.

Memang diakui bahwa usaha-usaha perencanaan dan pengorganisasian bersifat vital, tetapi tidak akan ada output konkrit yang akan dihasilkan sampai kita mengimplementasi aktivitas-aktivitas yang diusahakan dan yang diorganisasi.

Untuk maksud itu maka diperlukan tindakan penggerakan (actuating) atau usaha untuk menimbulkan action. Hal yang penting untuk diperhatikan dalam penggerakan (actuating) ini adalah bahwa seorang karyawan akan termotivasi untuk mengerjakan sesuatu jika :

(1) merasa yakin akan mampu mengerjakan,

(2) yakin bahwa pekerjaan tersebut memberikan manfaat bagi dirinya,

(3) tidak sedang dibebani oleh problem pribadi atau tugas lain yang lebih penting, atau mendesak,

(4) tugas tersebut merupakan kepercayaan bagi yang bersangkutan dan (5) hubungan antar teman dalam organisasi tersebut harmonis.

Fungsi dan Peranan Actuating (Penggerakan)

Pertama, adalah melakukan pengarahan (commanding), bimbingan (directing) dan komunikasi (communication).

Dijelaskan pula bahwa pengarahan dan bimbingan adalah kegiatan menciptakan, memelihara, menjaga/mempertahankan dan memajukan organisasi melalui setiap personil, baik secara struktural maupun fungsional, agar langkah operasionalnya tidak keluar dari usaha mencapai tujuan organisasi.

Kedua, penggerakan (actuating) tidak lain merupakan upaya untuk menjadikan perencanaan menjadi kenyataan, dengan melalui berbagai pengarahan dan pemotivasian agar setiap karyawan dapat melaksanakan kegiatan secara optimal sesuai dengan peran, tugas dan tanggung jawabnya.

Sumber buku :

Mulyono. 2008. Manajemen Administrasi dan Organisasi Pendidikan. Yogyakarta: Ar-Ruzz Media.

PENGORGANISASIAN DAN STRUKTUR MANAGEMENT

MATA KULIAH : PSIKOLOGI MANAJEMEN

KODE MATAKULIAH / SKS = IT - 051235 / 2 SKS

Minggu ke- Lima : Pengorganisasia dan struktur manageman

PENGORGANISASIAN  DAN STRUKTUR ORGANISASI

Pengorganisasian (organizing) adalah suatu proses  mengatur SDM dan sumber daya lainnya dalam  menjalankan strategi perusahaan untuk mencapai  tujuan organisasi. Pengorganisasian akan menghasilkan struktur formal organisasi. Aspek utama penyusunan struktur organisasi:

1. Departementalisasi: pengelompokan kegiatan  kerja organisasi agar kegiatan yang sejenis dan  saling berhubungan dapat dikerjakan bersama

2.  Pembagian kerja: pemerincian tugas agar setiap individu dalam organisasi bertanggung jawab dalam  pelaksanaan sekumpulan kegiatan tertentu

STRUKTUR ORGANISASI

Struktur organisasi (organization structure)  adalah struktur yang menggambarkan sistem  tugas, hubungan pelaporan dan komunikasi  antar individu dan kelompok dalam organisasi.

1. Struktur formal adalah struktur resmi organisasi  yang menggambarkan fungsi yang diharapkan  dalam organisasi

2. Struktur informal atau “struktur bayangan”  adalah struktur tidak resmi -namun memegang  peran penting- yang mengatur hubungan antar anggota organisasi.

Jenis-jenis Struktur Organisasi

a.      Struktur Fungsional

b.      Struktur Divisional

c.       Struktur Matriks

Struktur Fungsional

Struktur fungsional mengelompokan fungsi-fungsi yang sama atau kegiatan yang sejenis untuk membentuk suatu kegiatan organisasi. Individu yang memiliki keahlian yang sama dikelompokan bersama.

Struktur fungsional terdiri dari fugsi-fungsi utama organisasi yaitu : produksi , pemasaran, keuangan, dan personalia/SDM.

Kelebihan Struktur Fungsional diantaranya :

1.      Menciptakan efisiensi melalui spesialisasi

2.      Memusatkan keahlian organisasi

3.      Memudahkan manajer dalam melakukan

4.      monitoring dan mengevaluasi kinerja karyawan

5.      Memerlukan koordinasi internal yang minimum

6.      Meminimumkan duplikasi personalia dan peralatan dari segi biaya

7.      Sesuai untuk lingkungan yang stabil

Kelemahan Struktur Fungsional :

1.      Menimbulkan kesulitan dalam komunikasi dan konflik antar fungsi

2.      Menyebabkan kemacetan pelaksanaan tugas yang sifatnya berurutan

3.      Memberikan respon yang lebih lambat terhadap perubahan

4.      Anggota fungsi hanya berfokus pada kepentingan tugas-tugasnya sehingga cenderung berpandangan sempit dan dapat merugikan organisasi secara keseluruhan

Struktur Divisional

1.      Dengan struktur fungsional, organisasi  membentuk divisi-divisi semi otonom, dimana setiap divisi merancang, memproduksi dan memasarkan produknya sendiri.

2.      Masing-masing divisi mengembangkan strategi tingkat unit bisnis dan memiliki fungsi produksi, pemasaran, akuntansi dan fungsi lainnya.

3.      Manajer fungsi melapor pada manajer divisi yang kemudian melapor pada manajer korporat.

4.      Pembagian divisi pada umumnya dilakukan atas dasar produk, geografis, dan pasar/pelanggan.

Beberapa kelebihan struktur divisional adalah :

1.      Lebih mudah dalam mengelolanya karena memecah organisasi menjadi divisi yang lebih kecil

2.      Memungkinkan pembuatan keputusan strategis yang lebih luas dan konsentrasi penuh pada tugas-tugas

3.      Tempat latihan yang baik bagi para manager strategik

4.      Manager dapat memilih struktur (produk, geografis, pasar) yang paling sesuai divisinya

5.      Sesuai untuk lingkungan yang cepat berubah, tanggapan yang cepat pada perubahan karena adanya kordinasi dan wewenang pada tingkat yang sesuai.

Beberapa kelemahan Struktur Divisional

1.      Memungkinkan berkembangnya persaingan disfungsional antar sumber daya organisasi dan konflik antara tugas-tugas & prioritas-prioritas.

2.      Kepentingan divisi mungkin ditempatkan di atas kepentingan organisasi secara keseluruhan

3.      Kebijakan divisi tidak konsisten dengan kebijakan  divisi lain maupun dengan kebijakan organisasi.

4.      Timbulnya masalah dalam alokasi sumber daya dan distribusi biaya-biaya perusahaan

5.      Adanya duplikasi sumber daya dan peralatan yang tidak perlu

sumber site :
http://staff.uny.ac.id/sites/default/files/pendidikan/Mimin%20Nur%20Aisyah,%20M.Sc.,%20Ak./Bab%207%20Pengorganisasian&%20Personalia.pdf

Definisi Pengorganisasian dan Struktur Organisasi, Pengorganisasian sebagai fungsi manajemen.

MATA KULIAH : PSIKOLOGI MANAJEMEN

KODE MATAKULIAH / SKS = IT - 051235 / 2 SKS

Minggu Keempat, Sub Pokok Bahasan : Definisi Pengorganisasian dan Struktur Organisasi, Pengorganisasian sebagai fungsi manajemen.

 Definisi Pengorganisasian

            Pengorganisasian adalah suatu proses pembentukan kegunaan yang teratur untuk semua sumber daya dalam sistem manageman. Penggunaan yang teratur  tersebut menekankan pada penekanan pencapaian tujuan sistem manageman dan membantu wirausahawan tidak hanya dalam membantu tujuan yag nampak tetapi juga didalam menegaskan sumber daya yang akan digunakan untuk mencapai tujuan tersebut.

Pada hakikatnya, tiap sumber daya organisasional mewakili suatu investasi dari mana sistem manajemen harus mendapat pengembaliannya (return). Pengorganisasian yang sesuai dengan sumber daya tersebut akan meningkatkan efektivitas dan efisiensi dari penggunaan nya. Henry fayol telah mengembangkan enam belas garis pedoman umum yang bisa digunakan ketika mengorganisasi sumber daya . walaupun garis pedoman itu dipublikasikan di Inggris pada tahun 1946, garis pedoman tersebut masih merupakan saran yang bernilai bagi wirausahawan dewasa ini.

1.      Menyiapkan dan melaksanakan rencana operasional secara bijaksana.

2.      Mengorganisasi faset kemanusiaan dan bahan sehingga konsisten dengan tujuan sumber daya dan kebutuhan dari persoalan tersebut.

3.      Menetapkan wewenang tunggal, kompeten, energik, dan menuntun (struktur organisasi formal).

4.      Mengkordinasi semua aktivitas dan usaha.

5.      Merumuskan keputusan yang jelas , berbeda dan tepat.

6.      Menyusun seleksi yang efisisen sehingga tiap-tiap departemen dipimpin oleh seorang manajer yang kompeten, enerjik dan tiap karyawan ditempatkan dimana dia bisa menyumbangkan tenaganya secara maksimal.

7.      Mendefinisakan tugas- tugas.

8.      Mendorong inisatif dan tanggung jawab.

9.      Memberikan balas jasa yang adil dan sesuai jasa yang diberikan.

10.  Memfungsikan sanksi terhadap kesalahan dan kekeliruan.

11.  Mempertahankan disiplin.

12.  Menjamin bahwa kepentigan individu konsisten dengan kepentingan umum dari organisasi.

13.  Mengakui adanya satu komando.

14.  Mempromosikan kordinasi bahan dan kemanusiaan.

15.  Melembagakan dan memberlakukan pengawasan.

16.  Menghindari adanya mengaturan, birokrasii (red tape) dan kertas kerja.

Arti penting Pengorganisasian

                        Fungsi pengorganisasian sangat penting dalam managemen karena ia adalah mekanisme utama dengan nama wirausahawan yang mengaktifkan rencana-rencananya. Pengorganisasian menciptakan dan mempertahankan hubungan antara semua sumber daya organisasional dnegan menunjukan sumber daya yang mana yang akan digunakan untuk aktivitas tertentu.

 Struktur Organisasian

            Struktur organisasi adalah pola tentang hubungan antara berbagai komponen dan bagian organisasi. Pada organisasi formal struktur direncanakan dan merupakan usaha sengaja untuk menetapkan pola hubungan antara berbagai komponen, sehingga dapat mencapai sasaran secara efektif. Sedangkan pada organisasi informal, struktur organisasi adalah aspek sistem yang tidak direncanakan dan timbul secara spontan akibat interaksi peserta.

            Struktur organisasi-organisasi memberikan kerangka yang menghubungkan wewenang karena struktur merupakan penetapan dan penghubung antar posisi para anggota organisasi. Jika seseorang memiliki suatu wewenang, maka dia harus dapat mempertanggungjawabkan wewenangnya tersebut.

            Pada umumnya orang akan menganggap struktur sama dengan desain organisasi. Sesungguhnya desain organisasi merupakan proses perkembangan hubungan dan penciptaan struktur untuk mencapai tujuan organisasi. Jadi struktur merupakan hasil dari proses desain. Proses desain merupakan suatu kegiatan yang bersifat kontinu dan dirancang oleh manajer. Apapun bentuk atau hasil dari proses desain tersebut, para perancang desain organisasi harus merancang sebuah organisasi yang dapat membuat organisasi tersebut tetap bertahan hidup. Selain itu pemilihan desain organisasi tersebut akan menentukan besar kecilnya organisasi. Setiap ukuran organisasi akan memberikan keuntungan masing-masing, namun diharapkan tercapainya tujuan organisasi dan juga eksistensi dari organisasi.

Bagian dasar Organisasi

Henry Mintzberg mengatakan bahwa ada 5 bagian dasar organisasi yaitu :

a.       The Operating Core. Yang termasuk disini adalah para pegawai yang melaksanakan pekerjaan dasar yang berhubungan dengan produksi barang dan jasa.

b.      The Strategic Apex. Yang termasuk di dalam bagian ini adalah manajer tingkat puncak (top management).

c.       The Middle Line. Yang termasuk di dalam bagian ini adalah para manajer yang menjembatani manajer tingkat atas dengan bagian operasional.

d.      The Technostructure. Yang termasuk dalam bagian ini adalah mereka yang diserahi tugas untuk menganalisa dan bertanggung jawab terhadap bentuk standarisasi dalam organisasi.

e.       The Support Staff. Yang termasuk disini adalah orang-orang yang memberi jasa pendukung tidak langsung terhadap organisasi ( orang-orang yang mengisi unit staff)


SUMBER-SUMBER PENULISAN :

Sumber Tulisan :

1.      Copyright dhanie victorramadhani@webmail.umm.ac.id http://dhanie.student.umm.ac.id/2010/07/28/pengertian-manajemen-dan-fungsi-fungsinya/

2.      Ebook : dasar-dasar Pengorganisasian. http://elearning.gunadarma.ac.id/docmodul/kewirausahaan/bab11-dasar_dasar_pengorganisasian.pdf

3.      Makalah : Konsep dasar Organisasi Oleh Nur Rafida : http://rinikurniasih11.files.wordpress.com/2012/05/makalah-profdik.pdf

4.      Makalah Teori Kepemimpinan Oleh : Udik budi wibowo (http://staff.uny.ac.id/sites/default/files/tmp/C%202011-13%20Teori%20Kepemimpinan.pdf)

5.      http://ipdcpoa.files.wordpress.com/2011/02/pengertian-manajemen.pdf

6.      http://anahuraki.lecture.ub.ac.id/files/2012/05/bab-14.-struktur-dan-desain.pdF

7.     http://staff.uny.ac.id/sites/default/files/pendidikan/Mimin%20Nur%20Aisyah,%20M.Sc.,%20Ak./Bab%205%20Proses%20Perencanaan.pdf

8.     http://jnursyamsi.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/15585/M4_PROSES+PERENCANAAN.pdf

9.     http://staff.uny.ac.id/sites/default/files/pendidikan/Mimin%20Nur%20Aisyah,%20M.Sc.,%20Ak./Bab%205%20Proses%20Perencanaan.pdf 

10.  https://www.google.co.id/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=1&cad=rja&ved=0CCgQFjAA&url=http%3A%2F%2Fherry.staff.gunadarma.ac.id%2FDownloads%2Ffiles%2F966%2FPERENCANAAN.pdf&ei=_0NXUtKmFcjorAeekoHYAw&usg=AFQjCNGnz8PaazHKDijkMpny91SQyIIkSw&sig2=vejovFyqbI9vyGDXbkORRA&bvm=bv.53899372,d.dGI

Manfaat Perencanaan dan Jenis-Jenis Perencanaan dalam Organisasi

MATA KULIAH : PSIKOLOGI MANAJEMEN

KODE MATAKULIAH / SKS = IT - 051235 / 2 SKS

Minggu Ketiga, Sub Pokok Bahasan : Manfaat Perencanaan dan Jenis-Jenis Perencanaan dalam Organisasi

Manfaat Perencanaan dan Jenis-Jenis Perencanaan dalam Organisasi

            Perencanaan adalah Pemilihan sekumpulan kegiatan dan pemutusan selanjutnya apa yang harus dilakukan, kapan, bagaimana dan oleh siapa

1.      Manfaat Perencanaan

Perencanaan memberikan berbagai manfaat bagi manajer, antara lain:

a.       Meningkatkan fokus dan fleksibilitas

b.      Planning is result oriented, priority oriented, advantage oriented, and change oriented.

c.       Meningkatkan koordinasi.

d.      Meningkatkan pengendalian.

e.       Meningkatkan kualitas manajemen waktu.

f.       Perencanaan Membantu manajemen menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan

g.      Membantu kristalisasi persesuaian dlm masalah-masalah utama

h.      Memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas

i.        Membantu penempatan tanggung jawab lebih tepat

j.        Memberikan cara pemberian perintah untuk beroperasi

k.      Memudahkan koordinasi antar berbagai bagian organisasi

l.        Membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan mudah dipahami

m.    Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti

n.      Menghemat waktu, usaha dan dana.

Kelemahan Perencanaan

a.     Pekerjaan yang tercakup dalam perencanaan mungkin berlebihan dalam      praktik riilnya.

b.    Perencanaan cenderung menunda kegiatan.

c.     Perencanaan mungkin terlalu membatasi manajemen untuk berinisiatif dan berinovasi.

d.    Terkadang hasil terbaik justru diperoleh dari penyelesaian individual dan    penanganan masalah pada saat masalah tsb terjadi.

e.     Ada rencana-rencana yang diikuti cara-cara yang tidak konsisten.

f.     Perencanaan jangan hanya disusun saja, namun yang lebih penting adalah   harus diimplementasikan.

2.      Jenis-Jenis Perencanaan dalam Organisasi

Pengklasifikasian rencana didasarkan pada:

a.       Bidang fungsional,  Misal: rencana produksi, pemasaran, keuangan dan personalia.

b.      Tingkatan organisasi,  Misal: rencana tk. perusahaan, tk. unit bisnis, dan tk. fungsional.

c.       Karakteristik (sifat), Misal: rencana kuantitatif vs kualitatif, terbuka vs rahasia, kompleks vs sederhana, dll.

d.      Jangka waktu,  Misal: rencana jk,pendek, jk.menengah, jk.panjang.

Dua rencana Utama dalam Organisasi

a.       Rencana Strategik (strategic plan)

            Bagian dari rencana global yang lebih terperinci dimana dalam menyusun kerangka kerja yang akan dilakukan untuk mencapai rencana global dimensi waktu nya adalah jangka panjang, dalam pencapainya dilakukan dengan sistem prioritas mana yang akan dicapai terlebih dahulu.

            Rencana strategik adalah rencana komprehensif yang  dirancang untuk mencapai tujuan-tujuan perusahaan  dalam jangka panjang.  Perencanaan strategik yang dilakukan oleh top  manajemen bertujuan mengimplementasikan misi  organisasi dan menentukan tujuan yang harus dicapai  oleh keseluruhan organisasi maupun oleh unit-unit bisnis  yang ada di dalamnya

b.      Rencana operasional (operational plan)

            Rencana ini meliputi perencanaan terhadap kegiatan-kegiatan operasional dan bersifat jangka pendek.

            Rencana operasional adalah rencana yang merupakan  penguraian lebih terinci mengenai bagaimana rencana  strategik akan diimplementasikan. Rencana operasional antara lain meliputi:

·         Rencana produksi: metode dan teknologi yang  digunakan dalam proses produksi.

·         Rencana keuangan: dana yang diperlukan untuk  membiayai operasional perusahaan.

·         Rencana fasilitas: fasilitas dan tata letak yang  diperlukan untuk mendukung aktivitas perusahaan.

·         Rencana personalia: proses rekruitmen, seleksi dan  penempatan personil dalam perusahaan