Mengendalikan dalam Fungsi management

MATA KULIAH : PSIKOLOGI MANAJEMEN

KODE MATAKULIAH / SKS = IT - 051235 / 2 SKS

MINGGU KE -Delapan :  Mengendalikan dalam Fungsi management

Controlling (Pengawasan)

Pengertian Controlling

Controlling atau pengawasan adalah penemuan dan penerapan  cara dan alat utk menjamin bahwa rencana telah dilaksanakan  sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.

Tahap-tahap Pengawasan

Tahap-tahap pengawasan terdiri atas:

(1) penentuan standar;

(2) penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan;

(3) pengukuran pelaksanaan kegiatan;

(4) pembanding pelaksanaan dengan standar dan analisa

penyimpangan; dan

(5) pengambilan tindakan koreksi bila diperlukan. 

Tipe-tipe Pengawasan

(1) Feedforward Control dirancang untuk mengantisipasi masalah-masalah dan penyimpangan dari standar tujuan dan memungkinkan koreksi sebelum suatu kegiatan tertentu diselesaikan.

(2) Concurrent Control merupakan proses dalam aspek tertentu dari suatu prosedur harus disetujui dulu sebelum suatu kegiatan dilanjutkan atau untuk menjamin ketepatan pelaksanaan suatu kegiatan.

(3) Feedback Control mengukur hasil-hasil dari suatu kegiatan yang telah dilaksanakan.

sumber site : http://eprints.uny.ac.id/9870/2/BAB%202%20-%2006209241002.pdf

ACTUATING DALAM MANAGEMENT

MATA KULIAH : PSIKOLOGI MANAJEMEN

KODE MATAKULIAH / SKS = IT - 051235 / 2 SKS

MINGGU KE ENAM-TUJUH : ACTUATING DALAM MANAGEMENT

Pengertian Actuating (Penggerakan)

Fungsi-fungsi manajemen menurut George R. Terry (Disingkat POAC) dalam Mulyono (2008:23), yaitu “planning (perencanaan), organizing (pengorganisasian), actuating (penggerakan),controlling (pengendalian)”. Dalam hal ini, George R. Terry (1986) mengemukakan bahwa,

“Actuating merupakan usaha menggerakkan anggota-anggota kelompok sedemikian rupa hingga mereka berkeinginan dan berusaha untuk mencapai sasaran perusahaan dan sasaran anggota-anggota perusahaan tersebut oleh karena para anggota itu juga ingin mencapai sasaran-sasaran tersebut.”

Jadi actuating adalah usaha menggerakkan seluruh orang yang terkait, untuk secara bersama-sama melaksanakan program kegiatan sesuai dengan bidang masing-masing dengan cara yang terbaik dan benar.

Actuating merupakan fungsi yang paling fundamental dalam manajemen, karena merupakan pengupayaan berbagai jenis tindakan itu sendiri, agar semua anggota kelompok mulai dari tingkat teratas sampai terbawah, berusaha mencapai sasaran organisasi sesuai rencana yang telah ditetapkan semula, dengan cara terbaik dan benar.

Memang diakui bahwa usaha-usaha perencanaan dan pengorganisasian bersifat vital, tetapi tidak akan ada output konkrit yang akan dihasilkan sampai kita mengimplementasi aktivitas-aktivitas yang diusahakan dan yang diorganisasi.

Untuk maksud itu maka diperlukan tindakan penggerakan (actuating) atau usaha untuk menimbulkan action. Hal yang penting untuk diperhatikan dalam penggerakan (actuating) ini adalah bahwa seorang karyawan akan termotivasi untuk mengerjakan sesuatu jika :

(1) merasa yakin akan mampu mengerjakan,

(2) yakin bahwa pekerjaan tersebut memberikan manfaat bagi dirinya,

(3) tidak sedang dibebani oleh problem pribadi atau tugas lain yang lebih penting, atau mendesak,

(4) tugas tersebut merupakan kepercayaan bagi yang bersangkutan dan (5) hubungan antar teman dalam organisasi tersebut harmonis.

Fungsi dan Peranan Actuating (Penggerakan)

Pertama, adalah melakukan pengarahan (commanding), bimbingan (directing) dan komunikasi (communication).

Dijelaskan pula bahwa pengarahan dan bimbingan adalah kegiatan menciptakan, memelihara, menjaga/mempertahankan dan memajukan organisasi melalui setiap personil, baik secara struktural maupun fungsional, agar langkah operasionalnya tidak keluar dari usaha mencapai tujuan organisasi.

Kedua, penggerakan (actuating) tidak lain merupakan upaya untuk menjadikan perencanaan menjadi kenyataan, dengan melalui berbagai pengarahan dan pemotivasian agar setiap karyawan dapat melaksanakan kegiatan secara optimal sesuai dengan peran, tugas dan tanggung jawabnya.

Sumber buku :

Mulyono. 2008. Manajemen Administrasi dan Organisasi Pendidikan. Yogyakarta: Ar-Ruzz Media.

PENGORGANISASIAN DAN STRUKTUR MANAGEMENT

MATA KULIAH : PSIKOLOGI MANAJEMEN

KODE MATAKULIAH / SKS = IT - 051235 / 2 SKS

Minggu ke- Lima : Pengorganisasia dan struktur manageman

PENGORGANISASIAN  DAN STRUKTUR ORGANISASI

Pengorganisasian (organizing) adalah suatu proses  mengatur SDM dan sumber daya lainnya dalam  menjalankan strategi perusahaan untuk mencapai  tujuan organisasi. Pengorganisasian akan menghasilkan struktur formal organisasi. Aspek utama penyusunan struktur organisasi:

1. Departementalisasi: pengelompokan kegiatan  kerja organisasi agar kegiatan yang sejenis dan  saling berhubungan dapat dikerjakan bersama

2.  Pembagian kerja: pemerincian tugas agar setiap individu dalam organisasi bertanggung jawab dalam  pelaksanaan sekumpulan kegiatan tertentu

STRUKTUR ORGANISASI

Struktur organisasi (organization structure)  adalah struktur yang menggambarkan sistem  tugas, hubungan pelaporan dan komunikasi  antar individu dan kelompok dalam organisasi.

1. Struktur formal adalah struktur resmi organisasi  yang menggambarkan fungsi yang diharapkan  dalam organisasi

2. Struktur informal atau “struktur bayangan”  adalah struktur tidak resmi -namun memegang  peran penting- yang mengatur hubungan antar anggota organisasi.

Jenis-jenis Struktur Organisasi

a.      Struktur Fungsional

b.      Struktur Divisional

c.       Struktur Matriks

Struktur Fungsional

Struktur fungsional mengelompokan fungsi-fungsi yang sama atau kegiatan yang sejenis untuk membentuk suatu kegiatan organisasi. Individu yang memiliki keahlian yang sama dikelompokan bersama.

Struktur fungsional terdiri dari fugsi-fungsi utama organisasi yaitu : produksi , pemasaran, keuangan, dan personalia/SDM.

Kelebihan Struktur Fungsional diantaranya :

1.      Menciptakan efisiensi melalui spesialisasi

2.      Memusatkan keahlian organisasi

3.      Memudahkan manajer dalam melakukan

4.      monitoring dan mengevaluasi kinerja karyawan

5.      Memerlukan koordinasi internal yang minimum

6.      Meminimumkan duplikasi personalia dan peralatan dari segi biaya

7.      Sesuai untuk lingkungan yang stabil

Kelemahan Struktur Fungsional :

1.      Menimbulkan kesulitan dalam komunikasi dan konflik antar fungsi

2.      Menyebabkan kemacetan pelaksanaan tugas yang sifatnya berurutan

3.      Memberikan respon yang lebih lambat terhadap perubahan

4.      Anggota fungsi hanya berfokus pada kepentingan tugas-tugasnya sehingga cenderung berpandangan sempit dan dapat merugikan organisasi secara keseluruhan

Struktur Divisional

1.      Dengan struktur fungsional, organisasi  membentuk divisi-divisi semi otonom, dimana setiap divisi merancang, memproduksi dan memasarkan produknya sendiri.

2.      Masing-masing divisi mengembangkan strategi tingkat unit bisnis dan memiliki fungsi produksi, pemasaran, akuntansi dan fungsi lainnya.

3.      Manajer fungsi melapor pada manajer divisi yang kemudian melapor pada manajer korporat.

4.      Pembagian divisi pada umumnya dilakukan atas dasar produk, geografis, dan pasar/pelanggan.

Beberapa kelebihan struktur divisional adalah :

1.      Lebih mudah dalam mengelolanya karena memecah organisasi menjadi divisi yang lebih kecil

2.      Memungkinkan pembuatan keputusan strategis yang lebih luas dan konsentrasi penuh pada tugas-tugas

3.      Tempat latihan yang baik bagi para manager strategik

4.      Manager dapat memilih struktur (produk, geografis, pasar) yang paling sesuai divisinya

5.      Sesuai untuk lingkungan yang cepat berubah, tanggapan yang cepat pada perubahan karena adanya kordinasi dan wewenang pada tingkat yang sesuai.

Beberapa kelemahan Struktur Divisional

1.      Memungkinkan berkembangnya persaingan disfungsional antar sumber daya organisasi dan konflik antara tugas-tugas & prioritas-prioritas.

2.      Kepentingan divisi mungkin ditempatkan di atas kepentingan organisasi secara keseluruhan

3.      Kebijakan divisi tidak konsisten dengan kebijakan  divisi lain maupun dengan kebijakan organisasi.

4.      Timbulnya masalah dalam alokasi sumber daya dan distribusi biaya-biaya perusahaan

5.      Adanya duplikasi sumber daya dan peralatan yang tidak perlu

sumber site :
http://staff.uny.ac.id/sites/default/files/pendidikan/Mimin%20Nur%20Aisyah,%20M.Sc.,%20Ak./Bab%207%20Pengorganisasian&%20Personalia.pdf